Что такое 1С и зачем она нужна бизнесу

Какие задачи решает 1С в бизнесе

Проще всего понять назначение 1С на обычном рабочем процессе.

Представим торговую компанию. Менеджеры принимают заказы и должны видеть, какой товар есть в наличии. Закупкам необходимо понимать, что заканчивается и что пора заказывать. Складу — контролировать поступления и отгрузки. Бухгалтерии нужны документы и данные для учёта. Руководителю — информация о продажах и результатах работы.

Пока операций немного, часть этой информации действительно можно вести в таблицах, документах и отдельных сервисах. Но по мере роста компании поддерживать данные в актуальном состоянии становится сложнее.

Допустим, менеджер ведёт заказы в одной таблице, остатки находятся в другой, бухгалтер получает документы отдельно, а руководитель раз в неделю просит собрать итоговый отчёт. Одни и те же сведения приходится переносить несколько раз, а любое изменение нужно не забыть отразить во всех нужных местах.

1С позволяет объединить значительную часть такой работы в одной информационной системе или организовать обмен данными с другими используемыми программами.

Например, оформленная операция может использоваться дальше в учёте, влиять на данные об остатках, движении товаров и взаиморасчётах. Информация, которая уже была внесена в систему, становится доступна на следующих этапах процесса, и сотрудникам не приходится каждый раз собирать её заново из нескольких источников.

В этом заключается один из основных принципов автоматизации учёта в 1С: данные появляются в системе в ходе обычной работы, а затем используются там, где они необходимы.

Для бухгалтерии 1С может быть инструментом ведения бухгалтерского и налогового учёта и подготовки регламентированной отчётности. Для кадровой службы — кадрового учёта и расчёта заработной платы. Для торговли — работы с продажами, закупками, товарами и складскими операциями. Для руководителя — источником информации для контроля и анализа.

Именно поэтому не существует одной универсальной программы «1С для любого бизнеса». Есть разные прикладные решения — конфигурации, предназначенные для разных задач.

Например, «1С:Бухгалтерия» ориентирована прежде всего на бухгалтерский и налоговый учёт. «1С:Зарплата и управление персоналом» используется для кадрового учёта и расчёта зарплаты. «1С:Управление торговлей» помогает автоматизировать продажи, закупки, склад и связанные с ними торговые процессы. Существуют и комплексные решения, которые охватывают сразу несколько направлений деятельности компании.

Поэтому выбор конкретного решения зависит прежде всего от задач и процессов компании.

Зачем бизнесу 1С и что даёт автоматизация

Польза автоматизации особенно хорошо видна на регулярных операциях.

Представим, что сотрудник каждый день вручную переносит заказы из одной системы в другую. На один заказ уходит всего несколько минут. Пока заказов десять, это практически незаметно. Когда их становится сто, механический перенос информации уже занимает значительную часть рабочего времени.

Вместе с затратами времени растёт вероятность ошибки. Можно неверно скопировать сумму, выбрать не того контрагента, пропустить документ или забыть изменить информацию в одной из таблиц.

Автоматизация нужна не для того, чтобы полностью убрать человека из процесса. Её задача — не заставлять сотрудника постоянно выполнять действия, которые система способна выполнять сама.

То же самое относится к отчётам и управленческой информации.

Если для ответа на вопрос «сколько мы продали за месяц?» руководителю приходится просить нескольких сотрудников подготовить таблицы, затем объединять их и разбираться с расхождениями, данные у компании есть. Проблема в другом — пользоваться ими неудобно.

При правильно организованном учёте информация накапливается непосредственно в системе в ходе работы. На основе этих данных можно формировать необходимые отчёты и анализировать показатели без постоянного ручного сбора исходной информации.

Ещё одна задача автоматизации — сделать процессы менее зависимыми от отдельных сотрудников.

В небольшом бизнесе нередко встречается ситуация, когда один человек знает, где лежит нужная таблица, как правильно оформить определённый документ, в какой момент пересчитать остатки и что сделать, если цифры не сходятся.

Пока этот сотрудник работает в компании, процесс кажется управляемым. Во время отпуска или после увольнения может выясниться, что значительная часть рабочих правил существует только у него в голове.

1С сама по себе не исправляет плохо организованные процессы, но информационная система позволяет зафиксировать значительную часть правил работы: какие данные используются, как оформляются операции, кто имеет к ним доступ и что происходит с информацией дальше.

Потребность в автоматизации при этом определяется не столько размером компании, сколько количеством и сложностью операций. Даже небольшой бизнес с несколькими каналами продаж и активным товарным учётом может нуждаться в 1С сильнее, чем крупная компания с относительно простыми процессами.

Есть ещё один важный момент. Внедрение 1С не должно означать механический перенос всех существующих действий сотрудников в новую программу.

Если процесс изначально состоит из лишних этапов, его автоматизация не обязательно сделает работу эффективнее. Иногда сначала нужно понять, почему сотрудники выполняют определённые действия, убрать ненужные этапы и только потом настраивать систему.

Поэтому перед внедрением или серьёзной настройкой полезно разобраться, как процессы устроены сейчас: где информация вводится повторно, какие операции занимают больше всего времени, где возникают ошибки и какие данные нужны бизнесу в результате.

Тогда автоматизация решает конкретную задачу, а не просто заменяет один рабочий инструмент другим.

Какую 1С выбрать для бизнеса и с чего начать

Универсального ответа на вопрос «какую 1С выбрать для бизнеса?» нет.

Выбирать программу только по количеству сотрудников или размеру компании не стоит. Две организации с одинаковым штатом могут иметь совершенно разные требования к системе.

Небольшому производству, например, может потребоваться достаточно сложный учёт материалов, выпуска продукции и себестоимости. А компания с большим количеством сотрудников может использовать относительно стандартные процессы и не нуждаться в сложных доработках.

Поэтому начинать стоит с задач.

Что компания хочет вести в 1С: только бухгалтерский учёт или ещё продажи, закупки, склад, зарплату, производство, управленческий учёт? Сколько пользователей будет работать в системе? Есть ли несколько подразделений или юридических лиц? Нужно ли передавать данные на сайт, в CRM, интернет-магазин, банк или другие сервисы? Какие показатели хочет видеть руководитель?

Ответы на эти вопросы позволяют понять, какая конфигурация подходит лучше и какая настройка 1С потребуется после её выбора.

Это важный момент: купить подходящую программу и получить подходящую систему — не одно и то же.

Типовая конфигурация содержит определённый функционал, но его необходимо соотнести с реальной работой компании: настроить параметры учёта, пользователей и права, необходимые отчёты, обмены и другие механизмы.

В некоторых случаях возможностей стандартной конфигурации достаточно. В других компания использует специфические процессы, для которых может потребоваться доработка 1С или интеграция с другими системами.

При этом начинать с идеи «нам нужна полностью переделанная 1С под себя» тоже не стоит. Сначала полезно проверить, что можно реализовать штатными средствами и настройками. Необоснованные изменения могут усложнить дальнейшее обслуживание и развитие системы.

Если компания уже работает в 1С, вопрос может звучать иначе: не «какую программу выбрать», а насколько существующая система соответствует бизнесу сегодня.

За несколько лет компания может открыть новые направления, склады и подразделения, изменить процессы, подключить CRM, интернет-магазин или другие сервисы. То, что хорошо работало при первоначальном внедрении, не обязательно останется оптимальным после таких изменений.

Поэтому работа с 1С не заканчивается в момент запуска. По мере развития компании системе могут требоваться новые настройки, обновления, интеграции, доработки и сопровождение 1С.

Хорошо настроенная система в итоге не должна заставлять сотрудников постоянно думать о том, как устроена сама программа. Менеджеру нужно удобно оформлять продажи, бухгалтеру — вести учёт, складу — контролировать движение товаров, руководителю — получать необходимые данные.

Именно в этом заключается ответ на вопрос, зачем нужна 1С бизнесу: не ради самой программы, а для более организованной работы с процессами и данными компании.