Как понять, что 1С требует настройки или сопровождения

Когда работающая 1С уже становится проблемой для бизнеса

Один из самых характерных признаков — количество ручных действий, которые появились вокруг 1С.

Например, менеджер оформляет заказ в одной системе, а затем переносит часть информации в 1С. Бухгалтер получает эти данные, дополнительно проверяет их и ведёт собственную таблицу. В конце месяца руководителю нужен отчёт, но перед отправкой сотрудник выгружает его из 1С в Excel, добавляет несколько показателей, объединяет данные из разных файлов и только после этого получает итоговый вариант.

Каждое действие по отдельности может занимать всего несколько минут, поэтому годами такой процесс не воспринимается как серьёзная проблема. Но если одни и те же операции повторяются каждый день или каждый месяц, компания постоянно оплачивает их рабочим временем сотрудников.

Кроме того, чем больше ручного переноса и повторного ввода информации, тем выше вероятность ошибки. Значение можно перенести не в ту строку, документ — пропустить, а одну и ту же информацию в двух системах — изменить по-разному. В итоге бухгалтерия видит одни данные, менеджеры работают с другими, а перед подготовкой отчётности приходится дополнительно выяснять, какая версия правильная.

Похожая ситуация возникает с Excel. Сам по себе он не говорит о плохой настройке 1С. Для разовых расчётов, моделирования или нестандартного анализа Excel вполне удобен.

Вопросы начинаются тогда, когда один и тот же сценарий повторяется постоянно. Если каждый месяц сотрудник формирует отчёт в 1С, выгружает его, удаляет одинаковые строки, добавляет одни и те же столбцы, пересчитывает показатели и только потом отправляет результат руководителю, фактически в компании уже существует отдельный бизнес-процесс. Просто значительная его часть выполняется вручную.

В такой ситуации не обязательно сразу заказывать новый отчёт. Сначала стоит разобраться, почему нужные данные нельзя получить в удобном виде сейчас. Возможно, достаточно настройки существующего отчёта. Может оказаться, что данные изначально вводятся не так, как требуется для аналитики. А иногда стандартных возможностей действительно недостаточно, и тогда уже имеет смысл обсуждать доработку.

Ещё один заметный сигнал — 1С стала работать медленнее, чем раньше. Отчёты формируются дольше, документы открываются с задержкой, проведение операций занимает больше времени.

Причин у медленной работы 1С может быть несколько. За годы могла существенно вырасти информационная база, увеличиться количество пользователей и операций, появиться новые обмены, интеграции и доработки. Влиять на производительность могут и особенности инфраструктуры, фоновые и регламентные задания и другие факторы.

Поэтому фраза «1С тормозит» описывает симптом, но не объясняет его причину. Особенно важно провести диагностику, если система раньше справлялась с нагрузкой, а затем постепенно начала работать хуже.

Часто это происходит параллельно с ростом бизнеса. Компания открывает новые подразделения или склады, запускает дополнительные направления продаж, подключает CRM, сайт, маркетплейсы и другие сервисы. Количество документов и пользователей увеличивается, а сама организация работы с 1С остаётся практически такой же, какой была несколько лет назад.

Отдельная зона внимания — обмен данными и синхронизация 1С с другими системами.

Если автоматический обмен действительно работает стабильно, сотруднику не нужно ежедневно проверять, «всё ли сегодня загрузилось». Когда же появляются дубли, документы передаются с задержкой, данные расходятся или обмен приходится периодически перезапускать вручную, автоматизация начинает требовать постоянного человеческого контроля.

Разовый сбой возможен практически в любой системе. Показательна именно повторяемость. Если сотрудники уже знают, что определённый обмен нужно регулярно проверять или исправлять вручную, имеет смысл искать причину, а не каждый раз устранять только последствия.

То же самое относится к ошибкам в самой работе 1С.

В некоторых компаниях со временем появляются целые неофициальные инструкции: если возникла эта ошибка — закрыть документ и открыть снова; если не получилось провести операцию — сначала зайти в другой раздел; после загрузки обязательно проверить определённое поле.

Самое интересное, что опытные сотрудники через некоторое время перестают считать это неисправностью. Для них это просто привычная последовательность действий.

Особенно заметной такая зависимость становится, когда в компании есть один человек, который «лучше всех знает 1С». Это необязательно программист. Им может быть бухгалтер, экономист, кладовщик или менеджер, который давно работает в компании и помнит все особенности системы.

Пока этот сотрудник на месте, процесс кажется управляемым. Но при отпуске или увольнении может выясниться, что значительная часть знаний существует только у него в голове: какой отчёт использовать, что проверить после обмена, почему определённую операцию нужно выполнять именно в такой последовательности.

Поэтому хороший практический критерий состояния системы звучит довольно просто. Если на вопрос «почему мы делаем это именно так?» сотрудники регулярно отвечают «потому что у нас в 1С по-другому нельзя», стоит хотя бы проверить, действительно ли нельзя.

Когда достаточно настройки, а когда нужны доработка и сопровождение 1С

Обнаружив несколько подобных проблем, легко прийти к выводу, что 1С нужно срочно дорабатывать. Но начинать с программирования — не лучший подход.

Сначала необходимо понять саму задачу.

Предположим, руководителю нужен отчёт с показателями, которых он сейчас не видит. На первый взгляд решение очевидно: заказать разработку нового отчёта. Но сначала стоит проверить, есть ли нужные данные в системе и можно ли получить их штатными средствами. Вполне возможно, что существующий отчёт просто не настроен под задачи конкретного пользователя.

Это и есть принципиальная разница между настройкой и доработкой 1С.

Настройка предполагает использование возможностей, которые уже предусмотрены конкретной конфигурацией. Это могут быть параметры учёта, права пользователей, варианты отчётов, интерфейсы, обмены и другие механизмы системы.

Доработка нужна тогда, когда штатных возможностей действительно недостаточно. Например, компания работает по специфическому процессу, требуется нестандартный алгоритм, отдельная обработка, дополнительный функционал или интеграция.

Но даже если какую-то операцию технически можно автоматизировать, это ещё не означает, что её сразу нужно программировать.

Допустим, сотрудник выполняет десять действий для оформления одной операции и просит сделать кнопку, которая выполнит все десять автоматически. Перед разработкой полезно выяснить, почему этих действий вообще десять. Возможно, часть появилась несколько лет назад из-за старого процесса и сегодня уже не нужна.

Иначе можно потратить время на автоматизацию процесса, который правильнее было сначала упростить.

Поэтому хорошая работа с 1С начинается не с вопроса «что здесь можно дописать?», а с вопроса «какую задачу бизнеса мы решаем и почему сейчас она выполняется именно так?»

По такому же принципу стоит выбирать между разовой помощью и сопровождением 1С.

Если один раз требуется настроить права сотрудника, разобраться с конкретной ошибкой или изменить отчёт, для этого необязательно подключать постоянное сопровождение.

Но бывают компании, где задачи по 1С возникают постоянно. Сегодня перестал корректно работать обмен. Через неделю понадобился новый вариант отчёта. Затем нужно обновить конфигурацию. Появляется новое подразделение, меняется схема работы, подключается сервис или приходит новый сотрудник, которому нужна помощь.

Если каждую такую задачу передавать новому специалисту, значительная часть времени будет уходить на знакомство с системой. Нужно понять, какая используется конфигурация, что в ней дорабатывали раньше, какие обмены настроены и почему предыдущие решения реализованы именно так.

При регулярном сопровождении специалист уже знает историю системы и может учитывать её при следующих изменениях.

Поэтому сопровождение 1С имеет смысл не только тогда, когда программа постоянно ломается. Оно становится актуальным, когда сама компания развивается, а вместе с ней регулярно меняются требования к системе.

Откладывание небольших проблем тоже постепенно влияет на состояние 1С.

Пять минут на ручную сверку кажутся мелочью. Один дополнительный Excel-файл не мешает работе. Ошибку, которая появляется раз в неделю, сотрудники умеют обходить. Нестабильный обмен можно проверить вручную.

Но со временем из таких решений складывается целая параллельная система: таблицы, инструкции, чаты, памятки и люди, которые знают, что и в какой последовательности нужно делать.

В какой-то момент становится сложно определить, где заканчивается нормальный бизнес-процесс и начинаются действия, которые появились только для компенсации старых проблем.

Именно поэтому задача специалиста по 1С — не предложить как можно больше доработок, а определить, какие изменения действительно необходимы, а какие задачи можно решить проще.

Как понять, что вашу 1С уже стоит показать специалисту

Для первичной оценки не нужно разбираться в программировании или самостоятельно проводить технический аудит. Достаточно посмотреть на повседневную работу пользователей.

Ответьте на несколько вопросов:

• Стала ли 1С заметно медленнее по сравнению с тем, как работала раньше?
• Возникают ли одни и те же ошибки повторно?
• Приходится ли сотрудникам повторно вводить одну и ту же информацию?
• Переносятся ли данные между 1С, Excel, CRM или другими системами вручную?
• Есть ли отчёты, которые нельзя использовать сразу после формирования — их каждый раз приходится исправлять или пересчитывать?
• Нужно ли сотрудникам вручную проверять, прошёл ли обмен или синхронизация?
• Есть ли в компании «обходные инструкции» для выполнения обычных операций в 1С?
• Зависит ли правильная работа отдельных процессов от одного опытного сотрудника?
• Появились ли после первоначальной настройки 1С новые направления, склады, подразделения, каналы продаж или интеграции?
• Есть ли проблемы с 1С, которые откладываются месяцами просто потому, что «пока можно работать и так»?

Один ответ «да» ещё не означает, что систему нужно серьёзно переделывать.

Гораздо показательнее сочетание нескольких признаков. Например, сотрудники вручную переносят данные, потом сверяют их в Excel, а корректность результата дополнительно контролирует один опытный специалист. Здесь речь уже идёт не об отдельном неудобстве, а о процессе, который имеет смысл разобрать целиком.

Полезно спросить и самих пользователей. Причём вопрос «что вам не нравится в 1С?» обычно даёт мало информации. Лучше спрашивать конкретнее: какая операция занимает больше всего времени, что приходится делать дважды, какие ошибки повторяются, что вы постоянно проверяете вручную и в каких ситуациях не можете обойтись без помощи коллеги?

Такие ответы помогают увидеть проблемы, которые руководитель или ИТ-специалист может просто не замечать.

После обращения к специалисту работа тоже не должна начинаться с разработки.

Сначала нужно понять, что именно происходит сейчас. Для этого в зависимости от задачи могут анализироваться используемая конфигурация, существующие доработки, состояние информационной базы, права пользователей, обмены и интеграции, выполнение регламентных заданий, инфраструктура и реальные сценарии работы сотрудников.

Причём описание проблемы со стороны пользователя часто полезнее готового технического задания.

Фраза «нам нужен новый отчёт» уже содержит предполагаемое решение. Гораздо информативнее объяснить: какую информацию сотрудник получает сейчас, чего ему не хватает, откуда он берёт недостающие данные и какой результат нужен в итоге.

То же самое с медленной работой. Вместо общего «1С тормозит» полезно определить, какие именно операции стали выполняться дольше, у всех ли пользователей возникает проблема и когда она появилась.

После такого разбора может оказаться, что программирование вообще не требуется и достаточно настройки. В другой ситуации станет понятно, что стандартного функционала действительно недостаточно и доработка оправдана. А если задачи возникают регулярно, имеет смысл рассмотреть сопровождение.

Поэтому не обязательно ждать серьёзного сбоя. Поводом для обращения может быть ситуация, когда 1С продолжает работать, но компании становится всё сложнее работать вместе с ней.

В ПРОФ-ИТ мы начинаем именно с разбора проблемы: смотрим, что происходит сейчас, какого результата нужно добиться и что мешает сотрудникам. После этого можно определить, требуется ли настройка, исправление ошибки, доработка или регулярное сопровождение 1С.

Клиенту при этом не нужно заранее определять техническое решение или самостоятельно составлять техническое задание. Для начала достаточно описать проблему обычными словами.